Algemeen
De Dorpsraad Wenum Wiesel (WWNNA), hierna te noemen Dorpsraad, verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de Dorpsraad.
Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over u kunnen zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden, spreken we over persoonsgegevens. Dit geldt ook voor uw adres of e-mailadres, uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s worden in dit kader ook gezien als persoonsgegevens.
Verwerkt de Dorpsraad persoonsgegevens?
Ja. Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn in ons geval de volgende gegevensgroepen:
- Leden van de Dorpsraad (naam, adres, woonplaats (NAW)-gegevens, e-mailadres, IBAN rekeningnummer en contributiebedrag).
- Bestuursleden van de Dorpsraad (NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en bestuursfunctie).
- Contactpersonen van partijen met wie de Dorpsraad samenwerkt, zoals andere organisaties, relaties, gemeentelijke/provinciale instanties etc. (organisatie, functie, naam, e-mailadres en telefoonnummer).
- Vrijwillige deelnemers aan de activiteiten van de Dorpsraad (naam, e-mailadres en telefoonnummer).
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
- De vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens:
Leden: De ledenadministratie wordt uitgevoerd door de secretaris en penningmeester van de Dorpsraad en staat op een beveiligde computer. Deze computer is beveiligd met een wachtwoord (bekend bij de voorzitter) en security patches worden, zodra deze beschikbaar zijn, toegepast. De computer is tevens voorzien van een adequate virusbescherming. - Bestuursleden, contactpersonen en vrijwilligers: Deze gegevens worden beheerd door de secretaris van de Dorpsraad. Het betreft hier een digitale administratie op een met een wachtwoord (alleen bekend bij de voorzitter) beveiligde computer met adequate virusbescherming.
Waarvoor verwerkt de Dorpsraad deze gegevens?
De persoonsgegevens die de Dorpsraad verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:
- Leden: Deze gegevens worden vastgelegd om de lidmaatschapsgelden te kunnen incasseren en om de ledenadministratie te kunnen beheren.
- Bestuursleden: Deze gegevens worden vastgelegd vanuit wet- en regelgeving, om vast te kunnen stellen wie beslissingsbevoegd is wie waarvoor aangesproken kan worden.
- Contactpersonen: Deze gegevens worden vastgelegd om in contact te kunnen treden in het kader van samenwerking op het gebied van diverse activiteiten.
- Vrijwilligers: Deze gegevens worden vastgelegd om vrijwilligers in te kunnen schakelen voor het uitvoeren van diverse activiteiten.
- Gebruikers: Deze gegevens worden vastgelegd voor facturering en om contact op te kunnen nemen wanneer nodig.
Verwerkt de Dorpsraad ook bijzondere persoonsgegevens?
Nee. Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.
Hoe gaat de Dorpsraad met mijn persoonsgegevens om?
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij dienen. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld zonder uw toestemming. Als een mail verstuurd wordt naar meerdere personen, worden de e-mailadressen in de BCC geplaatst.
Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
- Leden: De ledenadministratie kan alleen worden ingezien door de secretaris en penningmeester van de Dorpsraad.
- Bestuursleden: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris en penningmeester van de Dorpsraad.
- Contactpersonen: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris van de Dorpsraad.
- Vrijwilligers: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris van de Dorpsraad en worden op verzoek beschikbaar gesteld aan bestuursleden die belast zijn met de uitvoering van activiteiten waarvoor de betreffende vrijwilliger(s) word(t)(en) ingezet. Alleen de gegevens welke op dat moment noodzakelijk zijn, worden verstrekt aan de betreffende bestuursleden. De bestuursleden zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van deze gegevens te respecteren.
Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan uw lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie, zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijke voorschriften.
Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is de Dorpsraad gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
Kan ik zien welke gegevens de Dorpsraad van mij verwerkt?
U kunt een verzoek indienen bij de secretaris of penningmeester van Dorpsraad om deze gegevens in te zien. Ze zijn bereikbaar via info@wwnna.nl
Waar kan ik terecht met een vraag, klacht of een verzoek tot correctie of wissen van gegevens?
Voor bovengenoemde zaken kunt u zich richten tot het bestuur van de Dorpsraad Wenum Wiesel, via info@wwnna.nl. Het bestuur zal deze verzoeken behandelen zoals is beschreven in de geldende wet- en regelgeving. Mocht uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens zijn afgehandeld, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
De dorpsraad Wenum Wiesel behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Het verdient aanbeveling om het privacy statement op te vragen bij de secretaris of op de website van de Dorpsraad te lezen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent. U kunt dit privacy statement zelf opslaan of raadplegen via www.wwnna.nl